Técnicas de gestión del tiempo, Mejora tu productividad
¿Cómo Gestionas tu tiempo?, ¿inviertes demasiadas horas en tareas administrativas, que te apartan del foco de tu negocio?. Mejora tu productividad. Invertir en la calidad y gestión de los servicios administrativos te hace ahorrar tiempo y dinero.
Gestionar un negocio, en línea o físico, no es sencillo, en especial cuando el negocio está creciendo y es necesario atender diferentes actividades en el día. Así que cada vez se vuelve más necesario encontrar la forma de administrar mejor el tiempo para cumplir con todo.
El tiempo es un factor clave cuando se trata de trabajar de forma efectiva. Poner el foco en la productividad del negocio es esencial. Debemos gestionar el tiempo correctamente. Hay tareas rutinarias, que no son el foco de nuestra empresa, pero son necesarias para el buen funcionamiento de está y debemos mantenerlas al día. Si no quieres terminar el día preguntándote “¿en que se ha ido el tiempo, me faltan horas?”, te propongo algunas técnicas de productividad para poder sacar el máximo partido a tu día.
Debemos analizar tanto el trabajo a desempeñar, como a nosotros mismos, para poder crear una rutina de trabajo que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. Es importante saber que actividades necesitamos desempeñar y si podemos delegar algunas de ellas. Una buena gestión empieza con buenas decisiones.
Horas de mayor actividad
Todos tenemos un horario en el que nos sentimos más despiertos y con ganas de trabajar, para algunos es durante las primeras horas del día, otros en las tardes, e incluso algunos pueden sentirse más animados por las noches.
Lo importante es identificar esos momentos del día en los que te muestras más concentrado. Esto puede servir para destinar las tareas rutinarias de nuestro día a día y evitar distracciones. Poner el foco en la tarea a desarrollar sin perder tiempo y sin distracciones. Estas horas podemos destinarlas a facturación, análisis de datos, gestión de bases de datos, tareas administrativas en general…
Entorno de Trabajo
El espacio de trabajo es un elemento importante en la productividad, pues en cada espacio de trabajo existen diferentes factores que ayudan o perjudican el desempeño laboral.
Así que para seleccionar una técnica que funcione para ti, es importante analizar tu espacio de trabajo y sus características. Debes tener tu espacio despejado para evitar la distracción y no perder foco, colores neutrales que relajen tu estado emocional y permitan la concentración, mobiliario cómodo. La elección es importante, si no estas cómodo perderás concentración.
Mente
La concentración es un factor importante cuando se trata de trabajar de forma efectiva, si tu mente no está despejada y enfocada en la actividad que estás realizando no podrás concluirla exitosamente. Es por esto, que la multitarea es uno de los principales enemigos de la productividad. Saber delegar, te puede llevar al éxito.
Crear listas de tareas por hacer
Es difícil llevar todas tareas pendientes en la cabeza, así que, crear listas te ayuda a organizar el trabajo y establecer prioridades. Hay varias formas y aplicaciones que te pueden ayudar a organizar tus listas, algunas de las aplicaciones más populares con las que puedes trabajar:
- Asana: Permite crear una lista de tareas, incluir a quien involucra la tarea, la importancia de la misma y la fecha límite para realizarla. Además, tiene sistema de chat para comunicarte con quien compartas tus tareas si lo necesitas.
- Microsoft To-Do: Permite crear una lista de tareas, indicando una descripción de la misma. En ella puedes indicar la fecha límite y programar un aviso para que te envíe una notificación o email. Puedes también indicar si es una tarea repetitiva (semanal, mensual, diaria…) e incluso subtareas para completar la tarea.
Para crear listas de tareas, te recomiendo crearlas a primeras horas de la mañana para evitar irte a dormir pensando en todas las tareas del día siguiente. Al principio te llevara más tiempo organizarte, pero con el tiempo realizaras las listas más rápido
Establecer prioridades:
- Recopilar: Toda aquella tarea que debemos realizar y dar seguimiento.
- Procesar: Analizar que se necesita para el desarrollo de cada tarea por ejemplo si es una tarea que podemos delegar.
- Organizar: Clasifica las tareas pendientes como proyectos con fecha de entrega y especificando la prioridad de cada tarea.
- Revisión: La lista de tareas pendiente no servirá si no revisas los avances de cada tarea para saber cuáles se han realizado y cuáles no.
- Ejecución: Nos tenemos que poner trabajar si hay tareas que puedes solucionar en menos de 5 minutos quítatelas las primeas.
En Tabula Marketing llevamos más de cinco años analizando recursos y herramientas para poder ofrecer a nuestros clientes la mejor solución en formación o externalizando los servicios administrativos. Le ayudamos a ahorrar tiempo y dinero para que puedan dedicar su tiempo a lo que más les gusta.
